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Booking, Kosten, Vernetzung – wie man ein Festival veranstaltet

Manuel Hofmann

Festivalfficionado, Fotodude

Neurobiologe, Festivalliebhaber. Verdient seine Brötchen mit Webseitenkonsulting (Strategische Planung, Erstellung, Pflege) bei 70six.de.

Markus Blanke und Jonas Seetge sind Teil des Veranstaltungs-Teams des Rocken am Brocken Festivals, das im kommenden Jahr 10 jähriges Jubiläum feiern wird. Angesichts eines Festivalmarkts, der auch kleineren Festivals derzeit Schwierigkeiten bereitet, haben die beiden zur besseren Vernetzung unabhängiger Festivals das Festival Kombinat gegründet. In Berlin habe ich mit Markus und Jonas über die Festivalsaison 2015, Booking, steigende Veranstaltungs- und Ticketkosten und die wichtiger werdende Vernetzung unter Veranstaltern gesprochen.

Wie ist es, im Jahr 2015, Veranstalter von einem kleinen Festival wie dem Rocken am Brocken zu sein?

Markus: Also dadurch dass der Festivalmarkt sowieso gerade einen großen Hype erlebt, hat es glaube ich, in diesem Jahr fast kein Festival gegeben, was schlechte Zahlen geschrieben hat.

Jonas: Natürlich hat es die ein oder anderen gegeben, die die Segel gestrichen haben. Das waren dann größtenteils Festivals, die in einer größeren Liga mitgebuhlt haben, und da einfach extreme Schwierigkeiten bekommen. Für uns, als Rocken am Brocken, war es ein gutes Jahr. Ein sehr gutes Jahr. Wir haben uns mit unseren Bands sehr bewusst dahin bewegt, dass wir schauen, wer großes Potenzial hat und sich gerade richtig entwickelt. So sind wir nicht mehr bei diesem Headliner-Kampf dabei. Damit sind wir gut gefahren. Und dadurch, dass wir seit Jahren den Fokus auf Atmosphäre und Ästhetik legen, kommen mehr und mehr Leute. Dieses Jahr waren so viele wie nie zuvor da.

Das waren wie viele?

M.: 5.000

Habt ihr noch Kapazität nach oben vom Gelände?

M.: Die Parkplatz- und Campingsituation beschränkt uns da, bei 5.000 ist also auf jeden Fall Schluss.

Das Booking

Zum Programm: Wie wichtig sind dann trotzdem noch die Headliner bei euch – wovon ja immer wieder gesprochen wird, gerade bei Großfestivals?

M.: Wir, und andere Festivals unserer Größenordnung, können mit den großen Festivals nicht mitspielen. Diesen Kampf brauchen wir auch gar nicht eingehen. Ich glaube, dass man mit ein bisschen Musikgeschmack schon an tolle Bands ran kommt, die vielleicht nicht den riesen Namen haben – aber den gleichen Stellenwert im Musikmarkt. Wenn du ein Stammpublikum hast und das Stammpublikum das Festival an sich liebt, dann brauchst du keine Headliner.

J.: Bestes Beispiel ist das Haldern Pop, das deutlich teurer geworden ist und ohne Programm ausverkauft. Ich hab mir das angeguckt: wenige negative Kritiken, weil die Leute trotzdem sagen „Ihr habt immer noch die Atmosphäre vor Ort“. Da wird der Fokus einfach nicht auf die Headliner gelegt. Wir haben den gleichen Weg eingeschlagen – und ich glaube, der lohnt sich auch. Ich hab das immer in Gedanken: Wir haben immer Flyer verteilt, den ganzen Sommer über. Wenn du dann auf einem Major-Festival bist und die Leute schauen drauf, oben steht Madsen drauf, den zweiten Namen kennen sie nicht, dann legen sie den Flyer weg. Dieses Jahr hatten wir dann vier, eigentlich sechs, Namen, die gerade alle in verschiedenen Medien waren: der eine hat bei Joko und Klaas gespielt, der nächste war auf dem Titelblatt der Intro, weil es ein heißer Newcomer war. Da zahlst du jetzt keine Headliner-Gagen, fährst aber sehr gut, weil die Leute drüber gucken und sagen „Ok, hab ich schon mal gehört“.

Wie kommt ihr dann auf solche Namen? Das wäre jetzt in diesem Jahr vor allem AnnenMayKantereit. Wobei die ja bei ihrer Bestätigung schon ziemlich bekannt waren – wie viel früher hattet ihr die schon gebucht?

M.: So Verhandlungen dauern ja immer so ein bisschen länger: Das, was man gerne zahlen möchte, und was die Agentur gerne hätte…

J.: Angefangen haben wir im November, glaub ich.

M.: Ich glaube sogar noch eher.

J.: Wir haben locker 8-9 Monate vorher angefangen. Beim Eurosonic (Anm d. Red.: im Januar) hatten wir nochmal ein intensives Gespräch.

M.: Da hatten wir schon gedacht, dass es schon fix ist.

J.: Wahrscheinlich Oktober die Anfrage, dann ein wenig hin und her, beim Eurosonic war dann die Frage, ob wir mitgehen bei den Wünschen. Und dann gibt’s noch mal den ein oder anderen Fernsehauftritt, die Band wird nochmal bekannter und man muss noch mal schauen.

M.: Es ist ganz unterschiedlich. Es gibt Deals, die dauern 6 bis 8 Monate bis sie dann fix sind und es gibt Deals, mit Royal Republic war es in diesem Jahr zum Beispiel so: das ganze hat drei Tage gedauert. Die Band wollte, die Agentur wollte, wir wollten. Die haben einen mords Aufwand betrieben, waren am Donnerstag bei uns, sind dann 16 Stunden mit dem Tourbus nach Schweden gefahren, um am nächsten Tag 18 Stunden zum Mini Rock zu fahren – nur um zwei Deutschlandshows zu spielen und die eine in Schweden. Aber alle Seiten wollten es, und dann geht so ein Deal schon schnell.

J.: Aber prinzipiell, um auf deine Frage einzugehen, muss man natürlich schnell sein. Man muss da einen Riecher haben, die verschiedensten Medien verfolgen, was kommt gerade rein, natürlich einen Draht zu den Bookern haben und sich dann auch was trauen, also auf eine Karte setzen und früh genug den Deal fix machen. Damit du dann im nächsten Jahr mit einer möglichst guten Gage einen dicken Fisch hast. Der Deal mit AnnenMayKantereit war absolut verdient, besser hätte es nicht laufen können.

Auch einer der größeren Namen, den ihr relativ spät bestätigt hattet und zwar WhoMadeWho. Die spielten auch bei Hurricane und Southside.

J.: Ja. Und wann haben wir sie dann bestätigt?

In der Woche direkt danach.

M.: Der Deal stand im Januar. Und ganz klar: Gebietsschutz. Also verkünden dürft ihr bei Ausverkauf vom Hurricane oder nach dem Festival. Das haben wir dann gemacht.

Die größeren Festivals tun dann schon weh, was das Buchen anbelangt?

J.: Ja.

M.: Absolut.

J.: Es wird ja jetzt noch schlimmer. Je nachdem, was dann im Januar passiert mit Live Nation Germany und wer da noch so dazu kommt und was die DEAG weiter macht. Aber spaßiger wird’s auf jeden Fall nicht. Zu WhoMadeWho: die hatten beim Hurricane einen relativ guten Slot, aber parallel zu Casper und Florence + the Machine. Da waren auch nicht so viele Leute vor der Bühne. Und das gleiche passiert bei Bands, die um 15 Uhr spielen.

Wenn das deine Programmplanung kaputt macht, ist das nicht mehr geil, weil du dann dein LineUp nicht mehr zusammen stellen kannst, wie du es eigentlich als musikliebender Mensch machen würdest. Das geht dann einfach nicht.

M.: Man kann natürlich die großen schon verstehen, wenn man diese Massen erreichen mag. Aber es macht das Leben gerade für die kleineren schon schwer. Und das schlimme ist, dass auch kleinere oder mittelgroße Festivals gibt, die auch schon mal einen Gebietsschutz aussprechen, was niemandem etwas bringt. Wenn du ein Event kreierst, das den Gast mitnimmt, dann kommen die Leute auch  im nächsten Jahr wieder. Egal, ob die gleiche Band 2 Kilometer weiter spielt – was vielleicht nicht für Foo Fighters oder Muse gilt (lacht).

Die Kosten

Ich würde gerne weiter gehen, auch ausgehend vom momentanen Markt, zum Haldern Pop, das mit einer Preissteigerung von über 26% ins Ticketing gegangen ist. Auch das Haldern Pop müsse im „realen Markt“ bestehen. Ist es wirklich so viel schwerer geworden? Was sind denn die treibenden Kostenfaktoren?

M.: Es gibt da mehrere. Die Gagen, alleine aufgrund der Konkurrenz, steigen wahnsinnig. Da sind wir nicht die ersten, die das sagen. Das macht es schwerer. Deshalb haben wir auch gesagt, wir brauchen das Buhlen um die Headliner nicht. Das nächste was man merkt, ist der Mindestlohn: Eine Technikfirma ist in diesem Jahr im Vergleich um 20 – 30 Prozent teurer geworden. Die Begründung ist da einfach der Mindestlohn. Uns tangiert das nicht ganz so stark, weil wir ehrenamtlich organisiert sind. Aber ein Festival, das jeden einzelnen Mitarbeiter bezahlen muss, da wird der Mindestlohn sich schon bemerkbar gemacht haben. Die Produktion wird also auf jeden Fall teurer, das Booking, das Marketing. Durch die Bank weg ist also eigentlich alles teurer geworden. Wir können sagen: Beim Rocken am Brocken hatten wir 25 Prozent mehr Kosten, obwohl wir beim Booking final nicht teurer geworden sind.

J.: Jedes Jahr wieder stehen wir am Anfang, wenn das Ticketing losgeht, vor der Entscheidung. Du musst einen fünfer, Zehner draufhauen. Und willst dann die Reaktionen auf Facebook gar nicht mitbekommen. Aber es geht gar nicht anders, damit am Ende keiner drauf zahlt. Das verstehen Leute, die sich nicht so intensiv mit dem Markt beschäftigen, nicht wirklich. Die kennen noch den Preis von vor zehn Jahren. Und dann heißt es immer: „ihr wart mal cool, ihr wart mal familiär…“

M.: Wobei: Ich glaube schon, dass das teurer werden, wie wir es beim Haldern Pop gesehen haben, dazu gehört, und dass der Festivalgast realisiert, dass das alles nicht mehr ganz so einfach zu bezahlen ist. Also wenn wir 5-10 Euro teurer werden, dann bricht da kein Shitstorm aus, einzelne beschweren sich vielleicht.

J.: Die Akzeptanz wird da auf jeden Fall größer. Wenn du ganz viel außen herum baust, dann sind die Leute auch viel eher dazu bereit, auch viel Geld zu zahlen. Wir hatten in der Tat Nachfragen von Besuchern, warum wir so günstig waren, wo man noch spenden kann. An solchen Reaktionen merkt man: Es lohnt sich wirklich, viel Herzblut reinzustecken und auch mal 3-4 Wochen aufzubauen und den Leuten einfach ein geiles Erlebnis zu bieten.

Zur Einnahmenseite: Welche Rolle haben die anderen Einnahmenquellen, Gastro, Merch und Sponsoring? Wird das auch wichtiger, gerade der Bereich Sponsoring?

J.: Gerade bei uns auf jeden Fall. Dadurch dass wir nicht unendlich scalen können, bei der Gästeanzahl beschränkt sind, aber immer höhere Kosten haben. Das kann man entweder alles umlegen auf den Ticketpreis oder verstärkt Sponsoren einbinden. Wir sind da sehr bemüht, sind da auch dankbar für Partner wie Jägermeister, die auch aus der Region kommen und gut zu uns passen, und das ist auch der Punkt: es ist bei Festivals, die bemüht sind um Atmosphäre, sehr schwer den Grat zu finden zwischen Markeneinbindung und dem Ausverkauf. Also gebe ich den Besuchern nur noch ein Erlebnis, wo rundum Banner hängen. Das wollen wir auf gar keinen Fall, und wir versuchen da kreative Lösungen zu finden, Marken in das Erlebnis einzubauen.

M.: Man muss aber auch sagen, dass die Sponsoring-Gelder nicht mehr so locker liegen wie früher. Das Geld ist da ganz schwer erkämpft. Heute haben wir das gleiche Sponsoring Budget wie vor fünf Jahren, obwohl wir die doppelten Besucher haben.

Das Haldern Pop hat auch von einem immer größeren unternehmerischen Risiko gesprochen. Hattet ihr beim Rocken am Brocken auch das Jahr, die Phase, in der es besonders eng war, die Zukunft unklar?

M.: Man kann eigentlich sagen, dass es jedes Jahr auf dem Prüfstand war. Vom ersten Jahr an, das erste Jahr ist natürlich immer ganz schwierig. Fast jedes Jahr mussten wir überlegen, warum machst du das eigentlich. Also warum wir es machen, wissen wir. Aber aus finanzieller Sicht hat es eigentlich nie Sinn gemacht. Wenn wir die tollen freiwilligen Helfer Jahr für Jahr nicht hätten, würde es gar nicht funktionieren. Ich muss bei dieser Frage immer an Holger Hahn vom Omas Teich Festival denken. Der sagte mal: In unserer Größenordnung ist es leichter, 20.000 Miese zu machen als 10.000 Gewinn. Daraufhin haben sie den Sprung in die nächste Liga gemacht, was dann im kompletten Desaster geendet hat, was ich sehr bedauere.

Und es ist auch so: Wir sind am Ende der möglichen Besucherzahlen. Und wenn jetzt die Kosten weiter steigen, dann ist auch die Frage, ob irgendwann der Gast noch bereit ist, da mitzugehen. Aber man kann jetzt auch nicht bei einem Hobby, so nennen wir es jetzt mal, sagen “wir zahlen jetzt jedes Jahr drauf, damit 5.000 Leute Spaß haben”.

Wobei man sagen kann, dass zumindest die letzten zwei Jahre so solide waren, dass wir jetzt bei einer Flasche Wein für Künstler xy, nicht mehr gesagt haben, “kaufen wir jetzt nicht mehr”, sondern nicht mehr jeden Cent drei mal umdrehen sondern einmal umdrehen reicht.


Vernetzung der Festivals

Ich wollte tatsächlich zum Omas Teich kommen – und damit auch zum Thema Kooperation unter Festivals. Das Omas Teich ist ziemlich zugrunde gegangen, aber es gab die Möglichkeit, dass Omas-Teich-Ticket-Besitzer auch zu euch kommen können. Das kam sehr kurzfristig zustande. Wie? Und, daran anknüpfend, wie vernetzt seid ihr untereinander die letzten Jahre schon gewesen?

M.: Mit dem Omas Teich war ich schon immer sehr dick. Und bevor das ganze in den Medien ganz breit getreten wurde, rief mich Holger Hahn an und fragte ob das nicht möglich wäre. Und da war es keine Frage, dass wir gesagt haben, klar machen wir.

J.: Vernetzung ist einfach in unserer Größe überlebensnotwendig, wenn du in solche Situationen kommst. Aber auch in allen anderen Bereichen. Es geht immer mal was schief im Festivalalltag. Da kommt mal irgendeine Bühne nicht und du musst in einem Tag eine neue Bühne auftreiben. Oder was auch immer. Du musst in kürzester Zeit einen Weg finden, die Situation zu lösen. Da musst du einfach relativ gut vernetzt sein. Das geht nicht nur uns so, sondern auch den anderen Veranstaltern.

Man kennt auch die Festivals unserer Größe, die eine deutschlandweite Strahlkraft haben, weil man zum Beispiel mal eine Mail geschrieben hatte, wegen dem Datum des nächsten Jahres, einfach, um einzuschätzen, was da passiert. Viele hat man im Vorbeigehen mal gesehen bei einem Branchenfestival wie Reeperbahn, Eurosonic und Co, aber eben nicht die langen intensiven langen Gespräche geführt, wo solls hingehen, wie können wir zusammen was machen und so weiter. Und das war die zündende Idee für uns, die Leute zusammen zu bringen. Also die Frage zu stellen: Geht’s euch da ähnlich wie uns? Da liegt ein Mehrwert, sowohl finanziell aber auch ein ideeller Mehrwert, weil man im Austausch steht.

Das ist das Festival Kombinat, das ihr neu gegründet habt. Einige Festivals sind schon dabei, ihre Größe zwischen 1.000 und 20.000. Wie groß soll das Netzwerk noch werden? Gibt es neue Festivals, die einsteigen wollen, nachdem ihr euch auf dem Reeperbahn Festival präsentiert habt?

J.: Das Reeperbahn Festival war auf jeden Fall ein super Start, weil wir alle Leute, für die es interessant sein könnte, eingeladen haben, dadurch aber noch viele Leute davon erfahren haben. Da gibt es im Nachgang noch viele Gespräche, die wir zu führen haben und schon geführt haben. Wir haben viele Emails bekommen, von ganz kleinen Festivals mit 500 Besuchern, aber auch klassischen Events wie Appletree und Immergut mit denen wir Gespräche führen, einfach weil sie uns vom Festivalcharakter her sehr nahe kommen.

Darin liegt auch die Idee, dass man es nicht unbedingt bei den 20 Festivals belässt, die jetzt schon dabei sind. Das ganz langfristige Ziel ist es, im deutschsprachigen Raum, also auch Österreich und Schweiz dazu gedacht, Festivals mit verschiedenen Größen, mit verschiedener Infrastruktur, Umsonst & Draußen aber auch Stadtfestivals und verschiedenen Genreausrichtungen zu haben und diese Leute in Austausch zu bringen. Da soll das Netzwerk hingehen.

Die Hoffnung ist aber schon, dass es schon im kommenden Jahr die ersten spürbaren Auswirkungen gibt, es den Austausch, was Booking und so weiter anbelangt?

M.: Ja.

J.: Den Austausch gibt es ja teilweise schon, aber das wird verstärkt sein und einfach einen finanziellen Mehrwert geben. Wir haben zum Beispiel morgen ein Treffen mit einem Anbieter für Merchandise und Backline und ähnliches. Die erreichen dann gleich 20 Leute, und gewähren so einen bestimmten Rabatt. Das wird sich, glaube ich, schon zur nächsten Saison hin bemerkbar machen.

M.: Durch das Netzwerk versuchen wir auch, von den Fehlern der anderen zu lernen. Die Fehler, die wir vor acht Jahren gemacht haben, muss jetzt ein junges Festival nicht auch machen. Aus Fehlern lernt man, aber wenn man jemanden hat, der vor Fehlern bewahren kann, ist das sicher nicht der falsche Weg.

Ganz zum Abschluss: Rocken am Brocken 2016 – wann hört man wieder was von euch?

M.: Wir haben schon die ersten Gespräche geführt und die ein oder andere Mail verschickt. Schauen wir mal, wie schnell jemand mit uns zusammen ein tolles Fest erleben möchte.

J.: Das Datum ist ja schon veröffentlicht, 28. bis 30. Juli werden wir unser zehnjähriges haben. Da gibt es viele Ideen. Vielleicht ein paar alte Bands wieder einladen, und schauen, ob die Lust haben, noch mal zum Jubiläum bei uns zu sein. Unsere Freunde von Kraftklub sind da natürlich auch herzlich eingeladen (lacht). Wir sind auf jeden Fall dran, da muss man sehen, wie schnell sich da ein Deal entwickelt und man mit was rausgehen kann.

Vielen Dank für das Gespräch.

Hier könnt ihr mehr über das Festival Kombinat erfahren.

Am Festival Kombinat beteiligte Veranstaltungen
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